Yeni bir online satış kanalı eklemeden önce tek bir siparişi takip edin

Siparişi hazırlayan kişinin adımlarını hatırladığı, günlük işinizi temsil eden bir örnekle başlayın. En karmaşık satışı seçmeniz gerekmez. Ürünün beden veya renk seçenekleri varsa sipariş edilen seçeneği açıkça belirtin. Yalnızca “mavi gömlek” demek yerine hangi bedenin istendiğini de yazın.

Çalışma notlarına müşterinin adını, telefonunu, adresini veya ödeme bilgilerini eklemeyin. İhtiyacınız olan şey kişisel bilgiler değil, işlem sırası. Örneğe basit bir referans verin; böylece herkes aynı sipariş üzerinden konuşabilir. Belgeleri paylaşmanız gerekmiyorsa adımları kendi kelimelerinizle anlatmanız yeterli.

Beş temel adımı yazın: ürün seçimi, stok kontrolü, sipariş kaydı, ödeme doğrulaması ve teslimat ya da mağazadan teslim. Her adımın altına işlemi kimin yaptığını, hangi kayda baktığını ve hangi bilgiyi değiştirdiğini ekleyin. Stok güncellemesini de mevcut sürecinizde gerçekten yapıldığı yere yerleştirin.

Ürün adı, beden, renk ve güncel fiyat nerede tutuluyor? Müşteriye sipariş onayı vermeden önce hangi stok kaydı esas alınıyor? Kontrol edilen adet tüm mağazaya mı, belirli bir şubeye mi, yoksa yalnızca seçilen ürün varyantına mı ait? Cevapları açıkça yazın. Farklı ekranlardaki sayıların aynı şeyi ifade ettiğini varsaymayın.

Ödeme durumunu ayrı bir adım olarak ele alın. Müşterinin ödeme yaptığını söylemesi, ödemenin doğrulanması ve siparişin teslimata hazır olması farklı olaylardır. Ekibinizin bunları nasıl ayırdığını ve bir sonraki adıma geçme kararını kimin verdiğini kaydedin.

Aynı bilginin yeniden yazıldığı, stok adedinin tekrar kontrol edildiği veya bir çalışana durumun sorulduğu noktaları işaretleyin. Bunlar bir ürün demosunda sorabileceğiniz somut sorulara dönüşür. Her manuel işlemi kaldırmaya çalışmak yerine önce neden yapıldığını anlayın.

Bir istisna da ekleyin. Müşteri beden değiştirmek isterse ne olur? Sipariş teslimden önce iptal edilirse hangi kayıtlar kontrol edilir? Mesajlaşma sürerken ürün mağazada satılırsa müşteriye kim bilgi verir? Sorunun nasıl çözüldüğünü ve hangi kişinin devreye girdiğini not edin. Yalnızca sorunsuz tamamlanan siparişi anlatan bir harita bu kararları göstermez.

Hazırladığınız notlarla Storizone iş akışı görüşmesine gelin. Desteklenen bir demo ortamında aynı ürünün bilgilerinin, online vitrindeki görünümünün ve ilgili sipariş ile stok kayıtlarının gösterilmesini isteyin.

Hangi adımlar manuel? Hangi ayarlar gerekli? Stok değişikliği ne zaman görünür? Sayfayı yenilemek, beklemek veya başka bir işlem yapmak gerekiyorsa bunu da izleyin. Normal akış tamamlanamazsa ekibin nasıl devam edeceğini sorun.

Son olarak ilk ele almak istediğiniz tekrarlanan işi ve bu işin sorumlusunu belirleyin. Böylece görüşmenin amacı netleşir: mağazanızın ihtiyaç duyduğu akışı, kapsamı ve sınırlarıyla birlikte değerlendirmek.